Nouveautés

Création de compte simplifiée

Avec la nouvelle version 4.7 du RPC, qui sera publiée en 2024, le processus d’activation d’un compte RPC sera automatisé. Toutes les opérations de création et de gestion des différents profils seront possibles directement dans le RPC.

La première étape sera d’ouvrir un compte CH-Login, comme jusqu’à présent. L’activation de l’authentification à deux facteurs restera obligatoire.
Une fois le compte CH-Login créé, il sera possible dans le RPC de signaler la quantité de biocides mis sur le marché ou de créer un profil pour une entreprise spécifique. Pour le même compte, il sera possible d’avoir plusieurs profils liés à différentes entreprises.

Création d’un profil pour une entreprise spécifique

La première étape consistera à rechercher l’entreprise pour laquelle vous souhaitez travailler en tant qu’utilisateur. Puis, à l’étape 2, vous devrez choisir le rôle souhaité et enfin saisir les coordonnées personnelles pour le profil.

Sous-utilisateurs
La demande sera ensuite envoyée automatiquement à tous les utilisateurs principaux de l’entreprise, qui l’évalueront et l’accepteront/refuseront. Vous recevrez un e-mail de confirmation/refus lorsque le processus sera terminé.

Utilisateurs principaux
Un PDF avec la demande d’activation sera généré automatiquement. Le PDF devra ensuite être signé par une personne ayant le droit de signature dans le cadre du registre du commerce et envoyé par e-mail à [e-mail] pour vérification et activation du compte. Vous recevrez un e-mail de confirmation/refus de l’ORN lorsque le processus sera terminé.

Il sera possible d’enregistrer plusieurs profils directement dans l’application, de la même manière pour chaque compte.

MMT
Pour le moment, le rôle supplémentaire MMT devra être demandé pour chaque profil par e-mail, à l’adresse [e-mail].
 

Modifications des types d’utilisateurs et des rôles, gestion déléguée à des utilisateurs

Dans le cadre du développement du registre des produits chimiques (RPC), la version 4.7, dont l’introduction est prévue pour l’année 2024, procède à une automatisation, à une extension et à une délégation partielle concernant les types d’utilisateurs et leurs rôles, y compris leurs droits. La création des comptes et leur gestion s’effectueront alors presque entièrement dans le RPC.

Le principe de l’inscription en deux étapes (voir Créer un compte d’utilisateur en 2 étapes (admin.ch)) connaît une modification pour les nouveaux types de sous-utilisateurs : l’attribution des droits ne doit plus obligatoirement être effectuée par l’organe de réception des notifications des produits chimiques.

Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur les changements prévus.

Utilisateur principal

Jusqu’à présent:
Contrairement au sous-utilisateur, l’utilisateur principal est habilité à autoriser d’autres sous-utilisateurs pour la même entreprise communicante (Définition de fabricant (admin.ch)). C’est pourquoi nous avons toujours recommandé qu’au moins une personne travaillant pour l’entreprise assume le rôle d’utilisateur principal. Ce dernier ne présentait aucune autre différence par rapport au sous-utilisateur.

À l’avenir:
L’utilisateur principal se verra confier davantage de responsabilités concernant les comptes liés à son entreprise, ainsi que la gestion des données.
Les principaux changements sont les suivants:

• l’utilisateur principal peut autoriser de manière autonome les sous-utilisateurs de la même entreprise communicante et gérer tous les droits d’accès ;
• il a accès aux données personnelles de tous les comptes d’utilisateurs liés à l’entreprise communicante (nom, prénom, adresse e-mail).

Dans ce contexte, nous recommandons vivement qu’au moins une personne travaillant pour l’entreprise communicante assume le rôle d’utilisateur principal.

Important: après la mise en place de la gestion déléguée, le premier compte créé pour une nouvelle entreprise communicante devra TOUJOURS être un compte d’utilisateur principal. La sélection d’un autre type d’utilisateur ne sera possible qu’à partir du deuxième compte créé.

-> L’attribution des droits aux nouveaux utilisateurs principaux continue d’être effectuée par l’organe de réception des notifications des produits chimiques, après soumission du formulaire de demande.
-> Une entreprise communicante peut avoir plusieurs utilisateurs principaux.
-> La personne ne doit pas nécessairement travailler en Suisse.

Important : le principe de la paternité (Paternité (admin.ch)) des informations confidentielles du RPC reste ici inchangé. En revanche, la paternité peut désormais être partagée.

Synthèse des nouveautés pour les utilisateurs principaux (remarque : les informations se réfèrent toujours au rôle autorisé au sein de l’entreprise communicante) :

Remarque:
Les rôles des utilisateurs, y compris les droits d’accès à une entreprise communicante suisse, sont actuellement déjà autorisés par une personne habilitée à représenter l’entité juridique (droit de signature) dans le cadre du registre du commerce suisse (Index central des raisons de commerce - Bienvenue (zefix.ch)) ou par un utilisateur principal en possession d’une procuration correspondante. L’attribution correcte des droits relève donc déjà de sa responsabilité.

Sous-utilisateur

L’actuel rôle de sous-utilisateur sera divisé en deux nouveaux rôles indépendants. Nous recommandons d’en faire l’utilisation suivante:

• Sous-utilisateur interne : personne travaillant au sein de la même entreprise communicante que l’utilisateur principal.
• Sous-utilisateur externe : personne appartenant à une entreprise externe (pouvant être étrangère). Dans la plupart des cas, il s’agit d’un fabricant de produits chimiques ou d’une société de conseil, qui doit fournir des informations confidentielles aux autorités suisses par l’intermédiaire de l’entreprise communicante suisse, conformément aux obligations de cette dernière en matière de notification, de communication et d’autorisation.

Les deux rôles de sous-utilisateur ne possèdent pas de nouveaux droits en ce qui concerne l’autorisation de nouveaux comptes et la gestion des données de l’entreprise communicante.

-> L’attribution des droits (y c. la gestion des données) des nouveaux sous-utilisateurs internes et externes sera effectuée à l’avenir par l’utilisateur principal.
-> Une entreprise communicante peut avoir plusieurs sous-utilisateurs internes et/ou externes.
->La personne ne doit pas nécessairement travailler en Suisse.

Synthèse des nouveautés pour les sous-utilisateurs internes et externes :

Clarifications concernant le nouveau rôle de sous-utilisateur externe

Dans le RPC, les sous-utilisateurs externes peuvent voir uniquement les communications dont ils possèdent la paternité. Ils peuvent également partager cette paternité (LIEN Urheberschaft teilen).

Migration:

La migration des rôles actuels vers le nouveau système s’effectuera de la manière suivante :

Utilisateur principal -> utilisateur principal
Sous-utilisateur -> sous-utilisateur interne
Utilisateur principal Engrais -> utilisateur principal
Sous-utilisateur Engrais -> sous-utilisateur externe

Les utilisateurs principaux peuvent ensuite transformer à tout moment les comptes de sous-utilisateurs internes en comptes de sous-utilisateurs externes.

Nous recommandons aux entreprises communicantes de vérifier/modifier les responsabilités au sein du RPC afin qu’elles soient attribuées aux bonnes personnes.
Cette démarche est particulièrement cruciale en ce qui concerne les droits et l’accès aux données personnelles des comptes d’utilisateurs (nom, prénom, adresse e-mail).

Partager des informations protégées par le principe de la paternité

L’auteur peut partager des informations confidentielles (Paternité (admin.ch) = informations confidentielles) avec d’autres utilisateurs de la même entreprise communicante. Cette possibilité facilite la collaboration dans le registre des produits chimiques (RPC) au sein d’une entreprise et réduit le risque de perte de données en cas d’absence ou de départ de l’auteur.
Les informations confidentielles (paternité) peuvent être partagées avec des comptes autorisés pour la même entreprise communicante (CH-Login). Vous pouvez choisir de partager :

• toutes vos informations confidentielles (option 1) ;
• uniquement certaines informations confidentielles, que vous devez alors définir (option 2).

Lorsque vous partagez des informations confidentielles (paternité), vous pouvez cocher une ou plusieurs des cases.

1. Auteur : cette case correspond au compte qui a saisi les informations confidentielles (paternité) lors de travaux dans le RPC. Cette liaison est automatique et ne peut pas être supprimée (liaison par défaut). Seul l’auteur voit les informations confidentielles.

2. Tous les utilisateurs principaux (internes à l’entreprise) : si cette case est cochée, tous les utilisateurs principaux de la même entreprise communicante, en plus de l’auteur, peuvent voir les informations confidentielles partagées. Ils acquièrent la paternité de ces informations et disposent des mêmes droits que l’auteur, qui leur permettent de les modifier, de les supprimer, etc. Si un nouvel utilisateur principal est ajouté ultérieurement, il pourra immédiatement voir toutes les informations confidentielles qui sont partagées avec les autres utilisateurs principaux à l’intérieur de l’entreprise.

3. Tous les sous-utilisateurs (internes à l’entreprise) : l’activation de cette option permet à tous les sous-utilisateurs internes de la même entreprise communicante de consulter les informations confidentielles partagées. Ils acquièrent la paternité de ces informations et disposent des mêmes droits que l’auteur, qui leur permettent de les modifier, de les supprimer, etc. Si un nouveau sous-utilisateur interne est ajouté ultérieurement, il pourra immédiatement voir toutes les informations confidentielles qui sont partagées avec les autres sous-utilisateurs à l’intérieur de l’entreprise.

4. Champ libre (e-mail ou numéro d’identification CH-Login) : cette option permet de partager des informations confidentielles avec un ou plusieurs utilisateurs sélectionnés au sein de la même entreprise communicante (recherche par adresse e-mail ou numéro d’identification CH-Login).

Important: tous les comptes avec lesquels la paternité est partagée peuvent également retirer les accès existants en décochant les cases correspondantes. Si l’option 2 ou 3 est décochée, tous les utilisateurs principaux ou sous-utilisateurs internes perdent les droits, à l’exception du compte qui a retiré la coche.

Dernière modification 24.05.2024