Con la nuova versione 4.7 del registro dei prodotti chimici (RPC), che verrà lanciata nel 2024, il processo di apertura di un account RPC sarà automatizzato. Tutte le operazioni di creazione e gestione dei vari profili saranno possibili direttamente nell’RPC.
Come in precedenza, il primo step sarà l’apertura di un account CH-Login. L’attivazione dell’autenticazione a due fattori resterà obbligatoria.
Una volta creato l’account, sarà possibile segnalare nell’RPC la quantità di biocidi immessi sul mercato o creare un profilo per un’azienda specifica. Con lo stesso account sarà possibile registrare più profili collegati ad aziende diverse.
Creare un profilo per un’azienda specifica
Il primo step consiste nel cercare l’azienda per la quale si desidera lavorare come utente. In un secondo step sarà necessario scegliere il ruolo desiderato e, infine, inserire i dati personali per il profilo.
Sottoutenti
La richiesta verrà inviata automaticamente a tutti gli utenti principali dell’azienda, che la valuteranno e la accetteranno/rifiuteranno. Al termine della procedura, verrà inviata un’e-mail di conferma/rifiuto.
Utenti principali
Verrà generato automaticamente un PDF con la richiesta di attivazione, che dovrà essere sottoscritto da una persona con poteri di firma, conformemente al registro di commercio, e inviato via e-mail a cheminfo@bag.admin.ch per la verifica e l’attivazione dell’account. Al termine della procedura, verrà inviata un’e-mail di conferma/rifiuto da parte dell’organo di notifica per prodotti chimici.
Con la stessa procedura si potranno registrare più profili per ogni account direttamente nell’applicazione.
Strumento per annuncio collettivo
Al momento il ruolo aggiuntivo di uno strumento per annuncio collettivo deve essere richiesto per ciascun profilo inviando una mail all’indirizzo cheminfo@bag.admin.ch.
Modifiche riguardanti i tipi di utente, i ruoli degli utenti e le funzioni amministrative delegate agli utenti
Nell’ambito dello sviluppo del Registro dei Prodotti Chimici (RPC) e del passaggio alla versione 4.7, la cui introduzione è prevista nel 2024, saranno automatizzati e ampliati i tipi di utente e saranno loro delegate alcune funzioni amministrative, compresa l’assegnazione dei diritti. La creazione e la gestione degli account avverranno quasi interamente nell’RPC.
L’attuale sistema di creazione dell’account in due fasi (Ottenere un account utente in 2 step (admin.ch)) subirà alcune modifiche per i nuovi tipi di sottoutenti, in quanto l’assegnazione dei diritti non sarà più necessariamente gestita dall’organo di notifica per prodotti chimici.
Di seguito vengono illustrate nel dettaglio le modifiche previste.
Utente principale
Finora:
A differenza del sottoutente, l’utente principale ha la delega ad autorizzare altri sottoutenti per la stessa azienda annunciante (Definizione di fabbricante (admin.ch)). Per questo motivo si è sempre raccomandato che il ruolo di utente principale fosse assegnato ad almeno una persona che lavora presso l’azienda annunciante. Non esistevano altre differenze rispetto al ruolo di sottoutente.
Novità:
In futuro, l’utente principale avrà maggiori responsabilità nella gestione degli account degli utenti collegati e dei dati dell’azienda annunciante.
Le modifiche principali sono le seguenti:
l’utente principale potrà autorizzare autonomamente i sottoutenti della stessa azienda annunciante e gestire tutte le autorizzazioni di accesso;
l’utente principale avrà accesso ai dati personali di tutti gli account degli utenti collegati all’azienda annunciante (cognome, nome, indirizzo e-mail).
Di conseguenza, si raccomanda espressamente che il ruolo di utente principale sia assegnato ad almeno una persona che lavora presso l’azienda annunciante.
Importante: con l’implementazione nell’RPC della delega di funzioni amministrative per le nuove aziende annuncianti, il primo account utente dovrà SEMPRE essere un utente principale. In seguito, sarà possibile selezionare altri tipi di utenti per i nuovi account.
-> L’assegnazione dei diritti per i nuovi utenti principali sarà ancora gestita tramite il modulo di richiesta da parte dell’organo di notifica per prodotti chimici
-> Un’azienda annunciante può avere più utenti principali
-> La persona non deve necessariamente lavorare in Svizzera
Importante: il principio della paternità (Paternità dei dati (admin.ch)) delle informazioni riservate nell’RPC rimane invariato, ma la paternità potrà essere condivisa tra più utenti.
Sintesi delle novità per gli utenti principali (nota bene: si riferisce sempre al ruolo autorizzato presso l’azienda annunciante):
Nota bene:
I ruoli utente, compresi i diritti per l’accesso a un’azienda annunciante svizzera, sono già ora autorizzati da una persona con poteri di firma secondo il registro di commercio svizzero (Indice centrale delle ditte - Buongiorno (zefix.ch)) o da un utente principale delegato. La corretta assegnazione dei diritti è pertanto già di loro competenza e responsabilità.
Sottoutente
Il precedente ruolo di sottoutente viene suddiviso in due nuovi ruoli indipendenti. Si raccomanda la seguente applicazione:
Sottoutente interno: persona che lavora presso la stessa azienda dichiarante dell’utente principale.
Sottoutente esterno: persona appartenente a un’azienda esterna (anche estera). Nella maggior parte dei casi, si tratta di aziende fabbricanti di sostanze chimiche o di consulenti che, attraverso l’azienda annunciante svizzera, devono fornire informazioni riservate alle autorità in relazione ai loro obblighi di notifica, annuncio e omologazione.
Entrambi i ruoli di sottoutente non dispongono di ulteriori diritti riguardo all’autorizzazione di nuovi account utente o alla gestione dei dati dell’azienda annunciante.
-> In futuro, l’assegnazione dei diritti (compresa la gestione dei dati) per i nuovi sottoutenti interni ed esterni sarà effettuata dall’utente principale
-> Un’azienda dichiarante può avere diversi sottoutenti interni e/o esterni
-> La persona non deve necessariamente lavorare in Svizzera
Sintesi delle novità per i sottoutenti interni ed esterni:
Precisazioni sul nuovo ruolo di sottoutente esterno
Gli unici annunci visualizzabili nell’RPC sono quelli dei quali i sottoutenti esterni possiedono la paternità. Inoltre, questo ruolo consente di condividere la paternità.
Migrazione:
La migrazione dei ruoli esistenti verrà integrata nel nuovo sistema come segue:
Utente principale -> Utente principale
Sottoutente -> Sottoutente interno
Utente principale concimi -> Utente principale
Sottoutente concimi -> Sottoutente esterno
Successivamente, un utente principale può modificare in qualsiasi momento i diritti del ruolo di sottoutente da interno a esterno.
Si raccomanda alle aziende annuncianti di verificare/modificare le responsabilità all’interno dell’RPC al fine di garantirne una corretta assegnazione alle persone cui spettano.
Ciò è fondamentale per quanto riguarda i diritti e l’accesso ai dati personali degli account utente (cognome, nome, indirizzo e-mail).
Condivisione di informazioni protette da paternità
Il titolare della paternità ha la possibilità di condividere informazioni riservate (Paternità dei dati (admin.ch) = informazioni riservate) con altri utenti della stessa azienda annunciante. Questo facilita la collaborazione nel Registro dei Prodotti Chimici (RPC) all’interno di un’azienda e riduce il rischio di perdita dei dati nel caso in cui il titolare della paternità sia assente o abbia lasciato l’azienda.
Per la condivisione di informazioni riservate (paternità dei dati) è possibile selezionare le seguenti opzioni utilizzando un account utente autorizzato per la stessa azienda annunciante (CH-Login):
condividere tutte le proprie informazioni riservate (opzione 1), oppure
condividere solo alcune informazioni riservate (opzione 2). In questo caso è necessario che l’utente definisca quali informazioni riservate desidera condividere.
Per la condivisione di informazioni riservate (paternità dei dati) sono disponibili le seguenti opzioni. È possibile selezionare più di una casella.
1. Autore: Questa casella indica l’account che ha inserito le informazioni riservate (paternità dei dati) durante l’attività nell’RPC. Il collegamento è automatico e non può essere rimosso (impostazione predefinita). Solo l’autore può visualizzare le informazioni riservate.
2. Tutti gli utenti principali (interni all’azienda): Selezionando questa casella, tutti gli altri utenti principali della stessa azienda annunciante possono visualizzare le informazioni riservate, oltre all’autore, e diventano inoltre autori con pari diritti, con la possibilità di modificare, eliminare ecc. le informazioni riservate condivise. Se in un secondo momento viene aggiunto un nuovo utente principale, questo potrà visualizzare immediatamente tutte le informazioni riservate dell’azienda condivise con gli altri utenti principali.
3. Tutti i sottoutenti (interni all’azienda): Selezionando questa casella, tutti i sottoutenti interni della stessa azienda annunciante possono visualizzare le informazioni riservate e diventano inoltre autori con pari diritti, con la possibilità di modificare, eliminare ecc. le informazioni riservate condivise. Se in un secondo momento viene aggiunto un nuovo sottoutente interno, questo potrà visualizzare immediatamente tutte le informazioni riservate dell’azienda condivise con gli altri sottoutenti.
4. Campo libero (via e-mail o numero ID CH-Login): Selezionando questa casella è possibile condividere le informazioni riservate con uno o più utenti selezionati all’interno della stessa azienda dichiarante (ricerca tramite mail o numero ID CH Login).
Importante: tutti gli account utente con i quali viene condivisa la paternità sono autorizzati a revocare gli accessi esistenti, rimuovendo il segno di spunta. Per le opzioni 2 e 3, questo significa che a tutti gli utenti principali o i sottoutenti verranno revocati internamente i diritti, ad eccezione dell’account che rimuove la spunta.
